ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ
ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ, ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΣΗΣ
ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ KAI ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ
ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΑΠΛΟΥΣΤΕΥΣΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ KAI ΠΑΡΑΓΩΓΙΚΟΤΗΤΑΣ
ΤΜΗΜΑ ΜΕΘΟΔΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ KAI ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ

Αριθ. πρωτ. ΔΙΑΔΠ/A1/22123
Αθήνα, 18-10-2001

ΠΡΟΣ:
1. Όλα τα Υπουργεία 
α) Γραφεία Γενικών Γραμματέων, 
β) Δ/νσεις Οργάνωσης και Απλούστευσης Διαδικασιών , 
γ) Διευθύνσεις Διοικητικού
2. Όλες τις Περιφέρειες - Δ/νσεις Διοίκησης
3. Όλες τις Νομαρχιακές Αυτ/σεις - Δ/νσεις Διοικητικού

ΚΟΙΝ.: Γενικά Αρχεία του Κράτους

ΘΕΜΑ: Ηλεκτρονική διοίκηση - ηλεκτρονική διαχείριση και αρχειοθέτηση εγγράφων

Ο εκσυγχρονισμός των δημοσίων υπηρεσιών προϋποθέτει την ενσωμάτωση στη δράση τους των νέων τεχνολογιών και την μετάβαση από την κλασσικού τύπου δημόσια διοίκηση στην "Ηλεκτρονική Διοίκηση".Με την με αριθμό ΔΙΑΔΠ 3753/19.2.2001 εγκύκλιό της Υπουργού Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης, τέθηκαν οι ελάχιστοι στόχοι που πρέπει να επιτευχθούν μέσα στο 2001, για την προετοιμασία της Δημόσιας Διοίκησης για την "Ηλεκτρονική Διοίκηση". Ένας από τους στόχους, όπως γνωρίζετε, είναι η εφαρμογή του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου, από 3.9.2001.
Με την παρούσα εγκύκλιο επιδιώκεται η ανάδειξη της σημασίας της ηλεκτρονικής διαχείρισης - αρχειοθέτησης εγγράφων και η προετοιμασία των υπηρεσιών, (Υπουργεία, Γενικές Γραμματείες, Περιφέρειες, Νομαρχιακές Αυτοδιοικήσεις, Δήμοι), ώστε να είναι σε θέση να την υιοθετήσουν το συντομότερο δυνατόν, παράλληλα με το ηλεκτρονικό πρωτόκολλο.
Η "Ηλεκτρονική Διαχείριση Αρχειοθέτηση των Εγγράφων" προωθεί την ορθολογική οργάνωση και διοίκηση των αρχείων των υπηρεσιών και συμβάλλει στην αποτελεσματικότερη και αποδοτικότερη λειτουργία της Δημόσιας Διοίκησης στην επαρκέστερη και ταχύτερη εξυπηρέτηση των πολιτών, διευκολύνει τους δημοσίους υπαλλήλους στη διεξαγωγή της εργασίας τους κ.ά.
Παρενθετικά σημειώνουμε εδώ ότι από τις σημαντικές παραμέτρους της διοίκησης-διαχείρισης των αρχείων των δημοσίων υπηρεσιών είναι η εκκαθάριση των αρχείων, η οποία επιβάλλεται να γίνεται περιοδικά από τις δημόσιες υπηρεσίες.
Είναι γνωστό ότι ο μεγάλος όγκος των εγγράφων που διακινούνται από τις υπηρεσίες (Εισερχόμενα - Εξερχόμενα) και η παντελής έλλειψη συστημάτων διαχείρισής τους σε συνδυασμό με τον περιορισμένο και διαρκώς συρρικνούμενο χώρο αποθήκευσής τους, καθιστούν επιτακτική την ανάγκη λήψης μέτρων προς την κατεύθυνση της εφαρμογής ενός Ολοκληρωμένου Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων, το οποίο θα εξασφαλίζει:

ΟΛΕΣ ΤΙΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ
Ταξινόμηση ως προς οποιοδήποτε από τα στοιχεία των εγγράφων. Εισαγωγή εγγράφων σε χαρτί μέσω scanner, επεξεργαστών κειμένου, λογιστικών φύλλων. Συμπίεση (compression) των εικόνων για αποτελεσματική διαχείριση των μέσων αποθήκευσης. Παρακολούθηση της ροής των εγγράφων. User interface φιλικό στο χρήση

ΕΛΕΥΘΕΡΗ ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ
Με πολλαπλούς τρόπους

ΑΝΑΚΤΗΣΗ
Ανάκτηση των εγγράφων που το περιεχόμενο τους είναι σχετικό με την έκφραση αναζήτησης

ΕΜΦΑΝΙΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ
Ταξινόμηση ως προς κάποιο στοιχείο παραδείγματος χάρη κατηγορία, αριθμός πρωτοκόλλου, ημερομηνία κ.λπ. Εμφάνιση των εγγράφων είτε ολόκληρων είτε σε μορφή λίστας. Επιλογή καταλόγου εμφάνισης.

ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ

ΡΟΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ
Αποστολή σε χρήστη, ομάδα χρηστών. Δυνατότητα παρακολούθησης και καταγραφής ενεργειών όπου περιγράφεται κάθε βήμα
Επιλογή ενέργειας από λίστα. Δυνατότητα σύνδεσης με υποσύστημα ψηφιακής υπογραφής

ΑΣΦΑΛΕΙΑ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ
Υποστήριξη διαφορετικών επιπέδων πρόσβασης
Πλεονεκτήματα Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης
Η υιοθέτηση εφαρμογής ενός συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων προσφέρει τόσο στην υπηρεσία όσο και στους υπαλλήλους τα ακόλουθα πλεονεκτήματα:
την ελαχιστοποίηση της διακίνησης έντυπου υλικού μεταξύ των υπηρεσιακών μονάδων του οργανισμού, την αυτοματοποίηση της διακίνησης εγγράφων από την είσοδό τους στην υπηρεσία έως την έξοδο (εισερχόμενα - εξερχόμενα), την βελτίωση της ταχύτητας αναζήτησης, αποστολής και λήψης εγγράφων καθώς και την ελαχιστοποίηση των τυχόν καθυστερήσεων λαμβάνοντας υπόψη τον όγκο των διακινούμενων εγγράφων, την ασφαλέστερη αποθήκευση και διασφάλιση του περιεχομένου σημαντικών εγγράφων, τη μείωση των απαιτούμενων χώρων αποθήκευσης, την αποδοτικότερη και ευέλικτη πρόσβαση σε αρχειοθετημένα έγγραφα, την αυτοματοποίηση της ανάθεσης και παρακολούθησης της υλοποίησης εργασιών της υπηρεσίας, την ποιοτική αναβάθμιση των υπηρεσιών.

Με βάση τα παραπάνω θα πρέπει οι υπηρεσίες να προετοιμάσουν σχέδιο δράσης το οποίο θα πρέπει να ενταχθεί για χρηματοδότηση σε ένα από τα υφιστάμενα προγράμματα ή μεγάλα έργα (ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΚΟΙΝΩΝΙΑ ΤΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΣ, ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΠΟΛΙΤΕΙΑ, ΟΠΣ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΩΝ, ΟΠΣ ΝΟΜΑΡΧΙΩΝ) ή να καλυφθεί από υφιστάμενους πόρους.
Στo παράρτημα που επισυνάπτεται δίνουμε την περιγραφή λειτουργίας του συστήματος και ενδεικτική απεικόνιση της ροής εργασίας.
Παρακαλούμε τα υπουργεία να κοινοποιήσουν την εγκύκλιο αυτή στα ΝΠΔΔ που εποπτεύουν και οι Περιφέρειες στους Δήμους και τις Κοινότητες και λοιπά Ν.Π.Δ.Δ. της αρμοδιότητάς τους.
Επειδή η μετάβαση από ένα παλαιό σύστημα σε ένα νέο είναι ένα σύνθετο ζήτημα, είναι σχεδόν βέβαιο ότι θα προκύψουν ερωτήματα και θα υπάρξει ανάγκη για διευκρινίσεις. Για το λόγο αυτό οι υπηρεσίες του υπουργείου είναι στη διάθεσή σας.

Ο Γενικός Γραμματέας
Σταύρος Καμπέλης